{"id":1640,"date":"2021-06-10T01:18:35","date_gmt":"2021-06-09T23:18:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/?p=1640"},"modified":"2021-06-10T01:18:35","modified_gmt":"2021-06-09T23:18:35","slug":"profesionalno-pisanje-mejlova","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/profesionalno-pisanje-mejlova\/","title":{"rendered":"Profesionalno pisanje mejlova"},"content":{"rendered":"

Sastavni deo \u017eivota svakog pojedinca od kraja pro\u0161log veka pa nadalje jeste konstantna i svakodnevna upotreba elektronske po\u0161te. Danas gotovo da ne mo\u017eete obaviti onlajn kupovinu<\/a> bez imejl adrese na nekom od domena i te\u0161ko da mo\u017eete na\u0107i nekoga ko ne koristi elektronsku po\u0161tu, ako izuzmemo najstarije pripadnike populacije kojima je ovaj tip komunikacije poznat samo u obrisima. Svaka kupovina preko interneta, priklju\u010divanje razli\u010ditim forumima u cilju pripajanja odre\u0111enoj dru\u0161tvenoj grupi, otvaranje naloga na dru\u0161tvenim mre\u017eama, komunikacija sa profesorima, doktorima, psiholozima, kolegama \u2013 sve to zahteva posedovanje sopstvene imejl adrese.<\/p>\n

Nijedan posao koji je bilo kojim svojim delom uklju\u010den u eru digitalizacije ne bismo mogli da obavljamo adekvatno ukoliko nismo osposobljeni za poslovnu korespodenciju. Ona predstavlja nezaobilazni deo poslovne komunikacije, jer se njome posti\u017ee sveobuhvatna interakcija izme\u0111u poslovnih partnera. Veoma je zna\u010dajna zato \u0161to, pored osnovnih karakteristika, vrlo lako obavlja posao i kada su poslovni partneri kilometrima udaljeni, \u0161to je u dana\u0161nje vreme veoma va\u017eno, a to smo posebno mogli da primetimo u vreme pandemije kada su gotovo svi kontakti licem u lice bili potpuno prekinuti ili svedeni na minimum.<\/p>\n

U ranijem periodu pre razvitka elektronske po\u0161te, ovu namenu imala su poslovna pisma u svom izvornom obliku. To su zapravo bili dopisi kojima je preduze\u0107e ostvarivalo poslovne aktivnosti. Bila su pisana \u010ditko, ispunjavaju\u0107i sve tehni\u010dke nu\u017enosti. Vodilo se ra\u010duna o u\u010dtivosti, o tonu kojim se obra\u0107alo poslovnom partneru, kao i o tome da se u pismu napi\u0161e striktno ono \u0161to bi drugu stranu zaista moglo da zanima, kao i da se predvide pitanja koja bi poslovni saradnici mogli da postave i da se na njih daju kvalitetni i informativni odgovori. Ovo poslednje je zna\u010dajno utoliko \u0161to je tada bilo va\u017eno iskoristiti priliku da jednom poslato pismo obuhvati \u0161to vi\u0161e informacija i skrati proces dogovora, s obzirom na to da je vreme bilo ograni\u010davaju\u0107i faktor. Bilo je potrebno nekoliko dana da pismo stigne s jedne adrese na drugu, pa onda isto toliko za povratnu informaciju, a i tada su postojali poslovi koje je bilo neophodno hitno obaviti. Zbog svoje brzine i ekonomi\u010dnosti ovaj na\u010din razmene informacija je postao dominantan u privatnom i poslovnom okru\u017eenju.<\/p>\n

I premda je 21. vek doba elektronske komunikacije, standardno poslovno pismo ne bi trebalo u potpunosti da izgubi na zna\u010daju. Poslovno pismo i imejl treba me\u0111usobno da se dopunjuju<\/strong>, kako bi slabosti jednog mogle biti anulirane prednostima onog drugog.<\/p>\n

Osnovna polja na koja treba obratiti pa\u017enju<\/h2>\n

Kada govorimo o poslovnom mejlu, va\u017eno je pomenuti osnovna polja na koja treba obratiti pa\u017enju i znati \u0161ta ona predstavljaju.<\/p>\n

Polje To:<\/em><\/strong> jeste mesto na koje je potrebno upisati adresu primaoca poruke;\u00a0polje <\/strong>Cc<\/strong>:<\/em> slu\u017ei da upi\u0161emo adresu primaoca poruke koji treba da prati prepisku sa glavnim primaocem, ali mejl koji \u0161aljemo nije konkretno njemu upu\u0107en. Na ovaj na\u010din primarni primalac poruke mo\u017ee da vidi da i tre\u0107a osoba prati ovu konverzaciju. Polje <\/strong>Bcc<\/strong>:<\/em> koristi se kada \u017eelimo da u prepisku uklju\u010dimo jo\u0161 jednog primaoca, ali tako da primarni primalac ne vidi da je novi \u010dlan u prepisci. Va\u017eno je napomenuti da polje Subject<\/em> nikako ne bismo trebali ostaviti prazno<\/strong>. Ovo polje ukazuje na temu kompletnog mejla i u okviru njega bi bilo po\u017eeljno dati kratak opis koji primaocu mo\u017ee biti orijentir da li je mejl hitan i pomo\u0107u ovog polja mo\u017ee biti informisan o temi o kojoj se u mejlu govori. Tako\u0111e, popunjavanjem ovog polja \u0107ete izbe\u0107i odlaganje va\u0161e po\u0161te u odeljak sa nepo\u017eeljnom po\u0161tom \u2013 Spam. <\/em>Prilikom odgovaranja na prispeli mejl, po\u017eeljno je odgovoriti svim u\u010desnicima u komunikaciji odabirom opcije Reply to all\/Odgovori svima <\/em>osim u slu\u010daju kada prepiska preraste u du\u017eu diskusiju gde bi trebalo odabrati i odgovoriti onim u\u010desnicima koji su u direktnoj vezi sa temom. Dokumenta koja \u0161aljemo kao priloge uz mejl moramo imenovati, kratko i informativno, kako bi potencijalni klijent lako mogao da ih prona\u0111e nakon \u010duvanja u svoj ra\u010dunar. Telo mejla ne treba da bude pretrpano vi\u0161kom informacija. Klijenti bi najverovatnije izgubili volju za \u010ditanjem kada bi videli da je mejl koji im je stigao preduga\u010dak. Dakle, elektronsku po\u0161tu ne treba pisati na\u0161iroko. Va\u017eno je da imate u vidu da bi imejl koji po\u0161aljete saradniku trebao da po\u0161tuje njegovo vreme, te naro\u010dito treba izbegavati pisanje u jednom velikom pasusu teksta. Ukoliko ve\u0107 moramo da napi\u0161emo duga\u010dku poruku, treba da nastojimo da misaone celine odvojimo u nekoliko pasusa kako bi bilo preglednije i tako klijent\/saradnik iz na\u0161eg izlaganja lak\u0161e mo\u017ee odvojiti bitno od nebitnog.<\/p>\n

Vremenski rokovi<\/h2>\n

Tako\u0111e, va\u017eno je da na mejlove odgovaramo u najkra\u0107em mogu\u0107em roku, a ukoliko u trenutku pristizanja po\u0161te nismo u mogu\u0107nosti da je s pa\u017enjom pro\u010ditamo i razmotrimo, trebalo bi da drugu stranu obavestimo da \u0107e na\u0161 odgovor sti\u0107i vrlo brzo, kako bi znali da smo primili njihovu po\u0161tu i da smo raspolo\u017eeni za dalju saradnju. \u017divimo u vremenu kada uz sebe uvek imamo mobilne telefone ili tablet ure\u0111aje, te iako nismo u blizini laptopa ili desktop ra\u010dunara, svakako kratku povratnu informaciju mo\u017eemo poslati putem pomenutih ure\u0111aja. Ukoliko je neophodno da na upit klijenta damo negativan odgovor, o\u010dekivano je da obrazlo\u017eimo zbog \u010dega nismo u mogu\u0107nosti da iza\u0111emo u susret i bilo bi dobro dati okvirnu informaciju o vremenu kada bi klijenti\/saradnici mogli ponovo da ra\u010dunaju na nas.<\/p>\n

Dodatni saveti prilikom pisanja mejlova<\/h2>\n

Preporu\u010duje se da nikada ne otvaramo nekoliko mejlova istovremeno, a da pritom odmah ne odgovorimo na njih. Mo\u017ee se desiti da zaboravimo na neku od poruka, pa je dobro da na svaki mejl koji otvorimo odmah i odgovorimo, ili upotrebimo opciju \u00a0Ozna\u010di kao nepro\u010ditano, <\/em>ukoliko \u017eelimo da tu poruku ostavimo za kasnije kada bismo imali vi\u0161e vremena da joj posvetimo pa\u017enju.<\/p>\n

Svaki vid komunikacije u poslovanju treba da odaje utisak ozbiljnosti i profesionalnosti kako bismo klijentima ulili poverenje koje tokom budu\u0107e saradnje treba i da opravdamo. Va\u017eno je ostaviti dobar prvi utisak jer \u0107e klijenti i saradnici vi\u0161e verovati onda kada se pri prvom \u201esusretu\u201c postavimo ljubazno, prijateljski i predusretljivo.<\/p>\n

Mejl treba da po\u010dne pozdravom i direktnim obra\u0107anjem i da se isto tako i zavr\u0161i. Pri prvom kontaktu sa novim klijentom ili saradnikom koristi\u0107emo ne\u0161to formalniji ton sve dok se ne uspostavi odnos pun poverenja, lojalnosti i prijatne saradnje. Moramo znati da odredimo pravu meru izme\u0111u profesionalnosti i preterane formalnosti. Saradnike koji nam vremenom postanu bliski ne mo\u017eemo oslovljavati usiljenim terminima. Tako\u0111e, nije prigodno da prvi iniciramo neformalnost i neprirodno name\u0107emo prisnost. Ona se obi\u010dno prirodno razvije vremenom, kada se nakon nekog vremena i u\u010destale saradnje sa nekom osobom poslovni odnos promeni. Svakako je najbolje da se komunikacija prilagodi prema ose\u0107aju u odnosu na bliskost koja je uspostavljena.<\/p>\n

Jedna od va\u017enijih stvari koja do sada nije pomenuta jeste da je od klju\u010dne va\u017enosti da pa\u017eljivo slu\u0161amo sagovornika, da pratimo koja su njegova primarna, a koja sekundarna pitanja, i da istim tim redom pru\u017eamo odgovore. Sagovornik \u0107e tada shvatiti da ste vrlo fokusirani na ono \u0161to on govori i da ne shvatate olako njegove re\u010di. To \u0107e vam u velikoj meri otvoriti vrata ka klijentovom poverenju.<\/p>\n

Vizuelni efekat pri pisanju mejla<\/h2>\n

Kada je re\u010d o vizuelnom efektu pri pisanju mejla, poznate su dve forme oblikovanja mejla:<\/p>\n

–Blok forma<\/strong> \u2013 vrlo jednostavna, podrazumeva da pasusi po\u010dinju u istoj ravni, a da se izme\u0111u pravi jedan red razmaka. Naslov i tekst se kucaju u bloku \u2013 od po\u010detka leve margine.<\/p>\n

–Zup\u010dasta forma<\/strong> \u2013 naslov se kuca na sredini, a pasusi se odvajaju uvla\u010denjem novog reda od leve margine.<\/p>\n

Osim estetskog u\u010dinka, veoma je va\u017eno posvetiti pa\u017enju pravilnom izra\u017eavanju i kucanju, dakle, pravopisu i gramatici treba dati prostora u obradi ove teme.<\/p>\n

O\u0161i\u0161ana latinica –\u00a0 elementarna gramati\u010dka gre\u0161ka<\/em><\/h2>\n

Potrebno je obratiti pa\u017enju da se u poslovnoj korespodenciji ne provla\u010di takozvana o\u0161i\u0161ana latinica, <\/em>ve\u0107 da se pravilno koriste \u010d, \u0107, \u0161, \u0111, \u017e\u00a0 i da se ne prave elementarne gramati\u010dke gre\u0161ke. Posebno u brzini dolazi do gre\u0161aka u kucanju, ali osim njih, pa\u017enju treba posvetiti pravilnoj upotrebi interpunkcijskih znakova, pisanju velikog i malog slova, odvojenom i sastavljenom pisanju pojedinih re\u010di, upotrebi crtice, i po\u017eeljno je izbegavanje skra\u0107enica. Mejl treba da bude pregledan i uredan, a istra\u017eivanja su pokazala da su mnoge kompanije gubile svoje klijente zbog nepravilne upotrebe jezika na kom se pi\u0161e<\/strong>. Pri elektronskoj komunikaciji moramo obra\u0107ati pa\u017enju i na ton pisanja s obzirom na to da ovakva indirektna komunikacija ne omogu\u0107ava uvid u mimiku i gestikulaciju, tako da moramo paziti na koji na\u010din pi\u0161emo ono \u0161to \u017eelimo da prenesemo sagovorniku, kako ne bismo bili pogre\u0161no shva\u0107eni.<\/p>\n

Kraj mejla<\/h2>\n

Kraj mejla treba da sadr\u017ei potpis i u okviru njega bitne podatke poput kontakt telefona, zvanja, organizacije kojoj pripadate ili ne\u0161to \u0161to je za vas va\u017eno da istaknete i \u010dijim \u0107ete navo\u0111enjem lak\u0161e mo\u0107i da se identifikujete.<\/p>\n

Mejl svakako ne bi trebalo da bude jedino sredstvo u poslovnim pregovorima, jer neki poslovi se ipak najbolje ugovaraju licem u lice kada mo\u017eemo da uo\u010dimo nameru sagovornika i da razgovor usmerimo na u onom smeru koji je klijentu bli\u017ei.<\/p>\n

Budite profesionalni, pristupa\u010dni, agilni, ljubazni, produktivni, po\u0161tujte obe\u0107ane rokove, pru\u017eite klijentima kvalitet i dajte im ono \u0161to od vas o\u010dekuju i ve\u0107 ste na pravom putu \u2013 posta\u0107ete omiljeni saradnik velikih kompanija.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Sastavni deo \u017eivota svakog pojedinca od kraja pro\u0161log veka pa nadalje jeste konstantna i svakodnevna upotreba elektronske po\u0161te. Danas gotovo da ne mo\u017eete obaviti onlajn kupovinu bez imejl adrese na nekom od domena i te\u0161ko da mo\u017eete na\u0107i nekoga ko ne koristi elektronsku po\u0161tu, ako izuzmemo najstarije pripadnike populacije kojima je ovaj tip komunikacije poznat […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1641,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"jetpack_post_was_ever_published":false,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":true,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2}},"categories":[45],"tags":[],"class_list":["post-1640","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-internet-marketing"],"aioseo_notices":[],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/06\/Slanje-mejla.jpg","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p7Xlcj-qs","post_mailing_queue_ids":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1640","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1640"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1640\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1642,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1640\/revisions\/1642"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1641"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1640"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1640"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.prevodioci.co.rs\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1640"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}